عندما كنت أعلم أنك ستكون خارج المكتب لبضعة أيام ، يمكنك إعداد مساعد خارج المكتب للرد تلقائيا ، وترك الناس يعرفون أن كنت تتمتع عطلتك في حين انهم عالقون في العمل. يمكنك أيضا إضافة إلى رسائل القواعد قدما على أساس معايير مختلفة.
فتح Outlook وانقر على أدوات مساعد خارج المكتب.
الاختيار المقبل وأنا حاليا خارج المكتب ، ويؤلف رسالة للمرسل. يمكنك تضمين معلومات قليلة أو بقدر ما في هذا المربع. في هذا المثال لقد كتبت رسالة رد عامة إلى حد ما.
بعد تملأ يمكنك فقط انقر فوق موافق أو يمكنك الاستمرار في إضافة قواعد محددة للرسالة. للقيام بذلك ، انقر على زر إضافة قاعدة.
إذا كنت تريد أن القاعدة لا تنطبق إلا على مجموعة صغيرة من الأسماء ، يمكنك إضافة أسماء أو قائمة جهات الاتصال عن طريق النقر على زر واختيار من لهم هناك. إذا كنت تريد القاعدة تنطبق على أي بريد إلكتروني واردة ، ثم حدد مزيج من الاثنين معا "المرسلة إلي مباشرة" و "تم نسخها (CC) لي".
يمكنك اختيار لاتخاذ إجراءات مختلفة لهذه القاعدة. على سبيل المثال إذا كانت الرسالة قادمة من رئيسك في العمل قد تريد أن ترسل رسالة إلى حساب آخر ، مثل هاتفك النقال. أو ربما تريد أن يكون عليه الرد مع قالب مختلف. في هذا المثال اخترت فقط ليكون لهم إرسالها إلى مجلد علبة الوارد.
عند الانتهاء انقر على موافق. ثم يمكنك إضافة قاعدة أخرى إذا أردت ، فقط تذكر أنه سيتم تنفيذ القاعدة الأولى في القائمة مطابقة ، ولكن سيتم تنفيذ ما تبقى من قواعد مطابقة إذا كنت لا تحقق "لا قواعد عملية لاحقة" الخيار . (لاحظ من الخيارات لنقل القواعد صعودا وهبوطا في الشاشة الأخيرة)
عندما كنت قد أكملت كل شيء سوف يكون لكم مرة أخرى إلى الخروج من إطار مساعد Office. بمجرد أن تقوم بالتحقق من كل شيء فوق موافق.
الآن في كل مرة تحصل على البريد الإلكتروني من العنوان المحدد سيحصل المستخدم تلقائيا رد تلقائي الخاصة بك. هذا مفيد جدا في المكتب وفي بيئات العمل. فإنه يسمح الزبائن وزملاء العمل أعلم أنك لا تتوفر في الاتصال والذين إذا كانوا بحاجة إلى مزيد من المساعدة.
Aucun commentaire:
Enregistrer un commentaire